1
Січень 2022року
працюємо з документами
новий ДСТУ

Оформляємо додатки до наказів за ДСТУ 4163:2020

Як оформляти додатки, установлює Національний стандарт ДСТУ 4163:2020. Керуйтеся прикладами, складайте додатки за експертними настановами

Олександр Денисенко , член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України, Київ

Додаток — складник документа, що уточнює, роз’яснює, доповнює його зміст або набуває чинності на підставі основного документа.

Вимоги до оформлення додатків зафіксуйте в інструкції з діловодства закладу освіти.

1. Як зазначати в тексті наказу

Зробіть відмітку про наявність додатка. Оформлюйте її в тексті наказу словами: «що додається», «(додається)», «згідно з додатком 1», «відповідно до додатка 2» або «див. додаток 3» (п. 5.21 ДСТУ 4163:2020). Наприклад:

2. Як оформляти відмітки

На самому додатку до наказу у верхньому правому куті першого аркуша проставляйте відмітку з посиланням на наказ, його дату і номер:

Затверджений наказом документ теж може мати додатки. На початку додатка робіть відмітки за формою:

3. Як нумерувати

Якщо додаток один, то не нумеруйте його. Якщо додатків два і більше, зазначайте порядкові номери. Наприклад: Додаток 1, Додаток 2. Знак № перед цифровим позначенням не ставте. На другому і наступних аркушах додатка робіть відмітку:

Додатки оформляйте на стандартних аркушах

4. Хто візує та підписує

Додатки до документа візує укладач.

Додатки нормативно-правового характеру — положення, інструкції, правила, порядки тощо, затверджені наказом директора, підписують керівники структурних підрозділів (наприклад, заступник директора з навчально-виховної роботи, заступник директора з господарської роботи, завідувач філії, головний бухгалтер) — на лицьовому боці останнього аркуша.

5. Як оформляти гриф затвердження

У додатку — документі, затвердженому наказом, — вгорі праворуч, на першому аркуші оформляйте гриф затвердження (п. 5.16 ДСТУ 4163:2020):

Слово «від» перед датою не пишіть.

6. Як зберігати

Додатки, затверджені наказом, є його невід’ємною частиною. Зберігайте їх разом із наказом — у справі з наказами відповідної групи.

Накази про затвердження локальних нормативних актів — правил, інструкцій, положень належать до наказів з основної діяльності. Стаття 16-а Переліку № 578/5 визначає строки зберігання:

  • постійно — в організаціях, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (НАФ) і які є джерелами комплектування державних архівів;
  • до ліквідації організації — в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ і які не передають свої документи на постійне зберігання до державних архівних установ.

Оригінали додатків незалежно від їх виду формуйте у справи разом з основними документами. Наприклад, інструкцію з діловодства, затверджену наказом керівника закладу з основної діяльності, розміщують у справі після відповідного наказу.

  1. Як зазначати в тексті наказу
  2. Як оформляти відмітки
  3. Як нумерувати
  4. Хто візує та підписує
  5. Як оформляти гриф затвердження
  6. Як зберігати

МАЄТЕ ЗНАТИ

Види додатків

Додатки мають документи всіх видів — й організаційно-розпорядчі, й інформаційно-аналітичні.

Додатки мають документи всіх видів — й організаційно-розпорядчі, й інформаційно-аналітичні.

Деякі додатки становлять невід’ємну частину документа: додатки до наказів. Інші є самостійними документами: додатки до супровідних листів. Якщо додатків багато, оформляйте опис додатків.

Види додатків:

  • додатки, що затверджують розпорядчими документами, — положення, інструкції, правила, порядки;
  • додатки довідкового характеру;
  • додатки — самостійні документи, що надсилаєте із супровідними листами.

У документі з додатками ставте відмітку про наявність додатків, а в додатку — відмітку з посиланням на основний документ. Як оформляти відмітки, залежить від виду додатків