Оформляємо додатки до наказів за ДСТУ 4163:2020
Як оформляти додатки, установлює Національний стандарт ДСТУ 4163:2020. Керуйтеся прикладами, складайте додатки за експертними настановами
Додаток — складник документа, що уточнює, роз’яснює, доповнює його зміст або набуває чинності на підставі основного документа.
Вимоги до оформлення додатків зафіксуйте в інструкції з діловодства закладу освіти.
1. Як зазначати в тексті наказу
Зробіть відмітку про наявність додатка. Оформлюйте її в тексті наказу словами: «що додається», «(додається)», «згідно з додатком 1», «відповідно до додатка 2» або «див. додаток 3» (п. 5.21 ДСТУ 4163:2020). Наприклад:
2. Як оформляти відмітки
На самому додатку до наказу у верхньому правому куті першого аркуша проставляйте відмітку з посиланням на наказ, його дату і номер:
Затверджений наказом документ теж може мати додатки. На початку додатка робіть відмітки за формою:
3. Як нумерувати
Якщо додаток один, то не нумеруйте його. Якщо додатків два і більше, зазначайте порядкові номери. Наприклад: Додаток 1, Додаток 2. Знак № перед цифровим позначенням не ставте. На другому і наступних аркушах додатка робіть відмітку:
4. Хто візує та підписує
Додатки до документа візує укладач.
Додатки нормативно-правового характеру — положення, інструкції, правила, порядки тощо, затверджені наказом директора, підписують керівники структурних підрозділів (наприклад, заступник директора з навчально-виховної роботи, заступник директора з господарської роботи, завідувач філії, головний бухгалтер) — на лицьовому боці останнього аркуша.
5. Як оформляти гриф затвердження
У додатку — документі, затвердженому наказом, — вгорі праворуч, на першому аркуші оформляйте гриф затвердження (п. 5.16 ДСТУ 4163:2020):
Слово «від» перед датою не пишіть.
6. Як зберігати
Додатки, затверджені наказом, є його невід’ємною частиною. Зберігайте їх разом із наказом — у справі з наказами відповідної групи.
Накази про затвердження локальних нормативних актів — правил, інструкцій, положень належать до наказів з основної діяльності. Стаття 16-а Переліку № 578/5 визначає строки зберігання:
- постійно — в організаціях, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (НАФ) і які є джерелами комплектування державних архівів;
- до ліквідації організації — в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ і які не передають свої документи на постійне зберігання до державних архівних установ.
Оригінали додатків незалежно від їх виду формуйте у справи разом з основними документами. Наприклад, інструкцію з діловодства, затверджену наказом керівника закладу з основної діяльності, розміщують у справі після відповідного наказу.
МАЄТЕ ЗНАТИ
Види додатків
Додатки мають документи всіх видів — й організаційно-розпорядчі, й інформаційно-аналітичні.
Додатки мають документи всіх видів — й організаційно-розпорядчі, й інформаційно-аналітичні.
Деякі додатки становлять невід’ємну частину документа: додатки до наказів. Інші є самостійними документами: додатки до супровідних листів. Якщо додатків багато, оформляйте опис додатків.
Види додатків:
- додатки, що затверджують розпорядчими документами, — положення, інструкції, правила, порядки;
- додатки довідкового характеру;
- додатки — самостійні документи, що надсилаєте із супровідними листами.
У документі з додатками ставте відмітку про наявність додатків, а в додатку — відмітку з посиланням на основний документ. Як оформляти відмітки, залежить від виду додатків
Незабаром він відобразиться на сайті.