1
Січень 2022року
уникаємо помилок
реквізити наказів

Накази з кадрових питань: оформляємо без помилок

Редакція отримала листа: «Чи потрібно в наказах про прий­няття або звільнення прописувати код ЄДРПОУ? Як писати ПРИЙНЯТИ: на окремому рядку з двома крапками, чи на одному рядку разом із прізвищем? Чи потрібно під місцем для підпису писати слово «підпис», під місцем дати — вираз «дата ознайомлення»?». Експерт відповів

Олександр Денисенко , член Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України, Київ

Щоб документ набув чинності, його потрібно не лише підписати, а й правильно оформити. Не виняток і накази з кадрових питань. Правила їх оформлення визначте у внутрішньому (локальному) нормативному акті, наприклад інструкції з діловодства.

Основні вимоги щодо оформлення наказів з кадрових питань та їх змісту визначає глава 9 розділу II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Правила оформлення повинні містити вимоги до складання та змісту наказів з кадрових питань, передбачені Правилами № 1000/5. Формуючи вимоги, врахуйте положення наказу Держкомстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 № 489 (далі — Наказ № 489), зокрема частину щодо наказів про прийняття працівника на роботу:

У наказі про прийняття на роботу потрібно зазначити:
• посаду, на яку приймають працівника;
• дату прийняття на роботу;
• розміри посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат;
• спеціальність, кваліфікацію, категорію, розряд тощо — за потреби;
• вид роботи — основна або за сумісництвом;
• умови прийняття на роботу — з випробувальним строком, за строковим трудовим договором тощо;
• умови роботи — в режимі неповного робочого часу, з важкими або шкідливими умовами праці тощо.

Оформлювати накази — справа відповідальна. Розкриємо секрети діловодства за новим ДСТУ 4163:2020.

Код ЄДРПОУ

Накази про прийняття, відпустки, звільнення можна оформлювати як на бланках, так і за типовими формами, затвердженими Наказом № 489.

Обов’язково зазначайте вид документа. Друкуйте назву великими літерами: НАКАЗ.

Чи зазначати код ЄДРПОУ на бланку та у самому наказі з кадрових питань — нормативно не передбачено. Якщо його зазначаєте, то вказуйте його праворуч під назвою виду документа 12 кеглем.

Текст

Текст наказу, як правило, містить дві частини — констатуючу (преамбулу) і розпорядчу. Правила № 1000/5 дозволяють оформлювати накази з кадрових питань без преамбули, якщо розпорядча частина не потребує обґрунтування. Наприклад, без преамбули зазвичай оформлюють накази про прийняття, переведення, звільнення.

Відповідно до Правил № 1000/5 у наказах з кадрових питань розпорядчу частину починайте дієсловом у формі інфінітива: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Ці слова друкуйте з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок. Після них поставте двокрапку.

Далі великими літерами зазначте прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими — його ім’я та по батькові.

Накази з кадрових питань бувають:

  • індивідуальні, що стосуються одного працівника;
  • зведені, що стосуються кількох працівників.

У зведених наказах до розпорядчої частини включайте пункти, що містять інформацію, у такій послідовності:

  • прийняття на роботу;
  • переведення;
  • звільнення.

У межах цих пунктів прізвища працівників зазначайте за алфавітом.

До одного зведеного наказу не можна включати пункти з інформацією, яка має різні строки зберігання згідно з Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Відмітка про ознайомлення

Слова-пояснення «Підпис» чи «Дата ознайомлення» у реквізиті «Відмітка про ознайомлення» не проставляйте. У наказі реквізит оформлюйте так:

Цей реквізит обов’язковий, адже накази з кадрових питань маєте довести до відома працівників, яких вони стосуються.