Новий порядок військового обліку: 11 ключових змін для роботодавців

Уряд постановою від 30.12.2022 № 1487 затвердив Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військово­зобо­в’я­заних та резервістів (далі — Порядок). Постанова КМУ від 07.12.2016 № 921 втратила чинність. Новий Порядок уводить чимало новацій для роботодавців.

Чисельність осіб, відповідальних за ведення військового обліку

Уперше визначили кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку, в органах місцевого самоврядування — ОМС (пп. 2 п. 9 Порядку). Детально — в Таблиці 1.

Таблиця 1

Чисельність осіб, відповідальних за ведення військового обліку в ОМС

Для державних органів критерії, за якими визначають кількість персоналу для забезпечення військового обліку, зробили такими самими, як і для інших підприємств, установ та організацій (далі — установи). Детально — в Таблиці 2.

Таблиця 2

Чисельність осіб, відповідальних за ведення військового обліку в державних органах і установах

Якщо на обліку менше 500 осіб, відповідальні за ведення військового обліку можуть отримати доплату за виконання цих обо­в’яз­ків, але в межах економії фонду оплати праці (п. 10 Порядку).

Обов’язкове підвищення кваліфікації працівників, відповідальних за ведення військового обліку

Щороку до 1 жовтня державні органи, ОМС та установи мають визначати потребу в підвищенні кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку. Підвищення кваліфікації цих працівників стало обо­в’я­зковим — не рідше ніж раз на п’ять років. Нав­чання проводитимуть заклади освіти, що провадять освітню діяльність із підвищення кваліфікації працівників та мають ліцензії на відповідну діяльність за програмами підготовки. Програми підготовки кожних два роки погоджуватиме Генштаб ЗСУ (п. 12 Порядку).

Форма повідомлення про призначення / звільнення відповідальних

Відтепер маємо унормовану форму, за якою повідомлятимемо районні / міські територіальні центри комплектування та соціальної підтримки (далі — ТЦК) про призначення або звільнення / увільнення керівників та інших осіб, відповідальних за організацію та ведення військового обліку (Додаток 1 до Порядку).

Органи, з якими взаємодіятимемо з питань військового обліку

Якщо раніше йшлося про взаємодію лише з ТЦК, наразі з’яв­ля­ються ще два суб’­єкти:

• органи СБУ;
• підрозділи Служби зовнішньої розвідки.

Якщо військовозо­бо­в’я­заний або резервіст перебуває на обліку в цих органах, роботодавець взаємодіє саме з ними, а не з ТЦК:

• надсилає у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу або звільнення повідомлення про зміну облікових даних;
• подає щомісяця до 5-го числа повідомлення про зміну інших облікових даних;
• оповіщає на вимогу цих органів військовозо­бо­в’я­заних та резервістів про виклик та забезпечує їх своєчасне прибуття;
• подає на вимогу відомості про військовозо­бо­в’я­заних та резервістів;
• проводить звіряння;
• направляє для виключення з військового обліку працівників, які досягли граничного віку перебування в запасі, тощо.

Нові облікові форми

Персональний військовий облік більше не вестимемо за особовими картками П-2. З’являються нові облікові форми — списки персонального військового обліку (далі — Списки) та відомість оперативного обліку призовників, військовозо­бо­в’я­заних та резервістів (далі — Відомість, п. 33 Порядку). Форми документів унормовані в Додатках 5, 12 до Порядку. Як скласти Списки, підкажуть настанови з Додатка 5 та пункти 36, 43, 44 Порядку.

Вести облік можна в електронних та/або паперових формах (п. 39 Порядку). Щороку до 25 січня (станом на 1 січня) потрібно роздрукувати Списки та Відомість, якщо вестимете їх в електронній формі. Документи підписує керівник установи та особа, відповідальна за ведення військового обліку, реєструє служба діловодства (п. 40 Порядку).

Нові справи

До номенклатури справ доведеться додати кілька нових справ під резервними номерами. Пункт 37 Порядку скеровує, що до Списків кожної групи потрібно сформувати окрему справу, у якій зберігаються копії військово-облікових документів призовників, війсь­ко­во­зо­бо­в’я­заних і резервістів. Кількість справ різнитиметься для установ. Їх максимальна кількість — чотири, для Списків:

• військовозо­бо­в’я­заних (резервістів) офіцерського складу;
• військовозо­бо­в’я­заних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу;
• військовозо­бо­в’я­заних та резервістів — жінок;
• призовників.

Справ буде менше, якщо, наприклад, в установі немає призовників або військовозо­бо­в’я­заних жінок.

Так само знадобиться окрема справа, щоб зберігати копії військово-облікових документів працівників, виключених з військового обліку до того, як вони досягли граничного віку перебування в запасі, наприклад, за станом здоров’я (п. 38 Порядку).

Особливості прийняття / звільнення

Як і раніше, коли приймаєте працівника на роботу, він має надати військово-обліковий документ, а роботодавець — перевірити наявність відмітки про взяття на військовий облік у ТЦК, органах СБУ або підрозділах Служби зовнішньої розвідки. Проте тепер пункт 34 Порядку дає змогу працівнику пред’явити як оригінал військово-облікового документа, так і відображення в електронній формі інформації, що міститься в таких документах, з використанням мобільного застосунку Дія. Але пам’ятайте, що копія військово-облікового документа вам усе одно знадобиться, щоб додати у справу з копіями до відповідної групи Списку.

Коли приймаєте на роботу, ознайомлюйте під особистий підпис призовника, військовозо­бо­в’я­заного чи резервіста з правилами військового обліку (Додаток 2 до Порядку). Правила додатково вивішують на видному місці в загальнодоступних приміщеннях установи (п. 19 Порядку).

Жінок, які здобули освіту за медичною або фармацевтичною спеціальністю та не перебували на військовому обліку в ТЦК (не отримували військово-облікового документа) до затвердження Порядку, можна працевлаштовувати як невійськовозо­бо­в’я­заних до кінця 2026 року. Але керівники установ мають повідомити ТЦК про жінок з фармацевтичною та медичною освітою, які працюють в установі та не перебувають на військовому обліку (п. 51 Порядку). Така категорія жінок має обо­в’я­зково стати на військовий облік (ч. 11 ст. 1 Закону України «Про військовий обо­в’я­зок і військову службу» 25.03.1992 № 2232-XII).

Інформацію про прийняття / звільнення вносьте в п’ятиденний строк до відповідного Списку та Відомості (п. 41, 42 Порядку).

Звіряння облікових даних працівників

Облікові дані призовників, військовозо­бо­в’я­заних і резервістів, які працюють в установі, звірятимемо не лише з ТЦК, а й з органами СБУ, підрозділами Служби зовнішньої розвідки. Строки звіряння виз­начають за графіком, затвердженим розпорядженням голови відповідної районної, районної у мм. Києві та Севастополі держадміністрації, міського голови (п. 46 Порядку). Але, як свідчить практика, графіки затверджують щодо установ, які перевірятимуть у поточному календарному році. Іншим установам, як і раніше, доведеться погодити строки звіряння самостійно.

Звіряння відбуватиметься за Списками / копіями військово-облі­ко­ви­х документів. Із ТЦК в інших населених пунктах — надсилаючи у двох примірниках витягів зі Списків і копій військово-облікових документів.

Уточнення до процедури оповіщення про виклик до ТЦК

Розпорядження оповістити призовників, військовозо­бо­в’я­заних і резервістів про їх виклик можуть надходити від ТЦК, органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки. Пункт 47 Порядку визначає, що працівників викликатимуть розпорядженнями за такими формами:

• військовозо­бо­в’я­заних та резервістів — у Додатку 13 до Порядку;
• призовників — у Додатку 17 до Положення про підготовку і проведення призову громадян України на строкову військову службу та прийняття призовників на військову службу за контрактом, затвердженого постановою КМУ від 21.03.2002 № 352.

Роботодавці, які отримали розпорядження:

• видають наказ про оповіщення, доводять його до відома працівників під особистий підпис у частині, що стосується їх прибуття до відповідного органу у визначені ним строки;
• надсилають копію наказу у триденний строк до органу, який надіслав вимогу про оповіщення;
• вручають призовникам, військовозо­бо­в’я­заним і резервістам повістки про явку за викликом (за наявністю);
• письмово повідомляють із наданням витягів із наказів відповідний орган про працівників, які тимчасово непрацездатні, перебувають у відпустці або у відрядженні. Тобто про тих, кого немає змоги оповістити про виклик;
• забезпечують конт­роль за результатами оповіщення та прибуттям за викликом призовників, військовозо­бо­в’я­заних і резервістів.

Перевірки

ТЦК, як і раніше, перевірятимуть установи за затвердженими планами. Але новацій чимало.

Установи, в яких працюють заброньовані військовозо­бо­в’я­зані, а також військовозо­бо­в’я­зані, які мають мобілізаційні розпорядження, перевірятимуть щороку, зокрема й позапланово. Інші установи перевірятимуть один раз на чотири роки (п. 80 Порядку).

Стан військового обліку перевірятимуть за питаннями, визначеними в Додатку 31 до Порядку. Питання перевірки мають довести до установ, яких включили до планів перевірки, не пізніше ніж за 10 днів до її початку (п. 82 Порядку). На початку перевірки голова комісії або його заступник доводять до відома керівника установи план роботи, а після завершення оголошують результати перевірки, які вносять до журналу обліку результатів перевірки (п. 85 Порядку).

За результатами перевірки складуть акт, який у 20-денний строк з дня закінчення перевірки надішлють в установу для реагування і вжиття заходів згідно із законодавством (п. 79 Порядку). Керівник установи організовує та забезпечує усунення виявлених недоліків і в 30-денний строк з дня отримання результатів перевірки інформує ТЦК про вжиті заходи та усунення недоліків (п. 86 Порядку).

Якщо ТЦК не матиме змоги перевірити установу внаслідок обставин непереборної сили, проводитимуть документальну перевірку. Для цього установам надішлють письмовий запит на інформацію, перелік якої визначає пункт 17 Додатка 31 до Порядку. За результатами документальної перевірки також складуть акт, який у 30-денний строк з дня отримання документів надішлють в установу (п. 83 Порядку).

Обов’язок направити до ТЦК працівників, які досягли граничного віку перебування в запасі

Пункт 35 Порядку зобов’язує керівників установ направити військовозо­бо­в’я­заних і резервістів протягом семи днів з дня досягнення граничного віку перебування в запасі до відповідних ТЦК, органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки для виключення з військового обліку. На підставі відмітки про виключення з військового обліку у відповідній графі Списків робитимемо відмітку «Виключено з військового обліку».

Якщо військовозо­бо­в’я­заний чи резервіст не прибув до відповідного органу для виключення з військового обліку, його виключать без особистої явки, але тільки 1 січня наступного року після року досягнення граничного віку перебування в запасі.