Як закрити журнали реєстрації за 2022 рік і підготувати облікові форми на 2023 рік

Щоб завершити 2022-й діловодний рік:

• перевірте та закрийте журнали реєстрації за 2022 рік;
• виокремте журнали, які продовжите вести у 2023 році;
• підготуйте журнали на 2023 рік.

Як це зробити — читайте далі.

Закрийте журнали 2022 року підсумковими записами

Останнього дня діловодного року або в перші дні нового року закрийте підсумковим записом журнали реєстрації наказів за 2022 рік та інші неперехідні журнали, що вели. Виняток — перехідні форми. Їх закривайте, коли закінчилося місце для реєстрації.

Паперові журнали

Закривайте паперовий журнал підсумковим записом, навіть якщо в ньому залишилися вільні сторінки.

Щоб закрити паперовий журнал реєстрації:

1) перевірте, чи всі графи заповнені;

2) переконайтеся, що дотримали валового порядку нумерації;

3) порахуйте фактичну кількість документів у справі, зіставте з кількістю реєстраційних номерів у журналі;

4) виявіть пропущені та дублетні реєстраційні номери;

5) оформте підсумковий запис.

Складники підсумкового запису з урахуванням норм ДСТУ 4163:2020:

• відомості про кількість і крайні номери документів, зареєстрованих протягом року;
• відомості про дублетні та пропущені номери — якщо є;
• назва посади, підпис, Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ особи, відповідальної за діловодство;
• дата, коли оформили запис.

Оформлюйте підсумковий запис від руки. Спирайтеся на приклади записів далі.

Підсумковий запис, якщо немає помилок у реєстрації:

Пропущені чи дублетні номери пояснюйте технічною чи механічною помилкою.

Підсумковий запис, якщо є пропущені номери:

Підсумковий запис, якщо є дублетні номери:

Підсумковий запис, якщо в журналі залишився «резервний» номер:

У графі «Примітка» журналу реєстрації навпроти невикористаного номера також зробіть відповідний запис, наприклад: «Наказ не видано».

Підсумковий запис стане в пригоді, коли готуватимете справи до архівного зберігання. Запис пояснить різницю між фактичною кількістю документів у справі та кількістю реєстраційних номерів. Звісно, якщо різниця буде.

Розташовуйте підсумковий запис після останнього запису про реєстрацію документа. Не засвідчуйте підсумковий запис печаткою.

Журнали реєстрації в системах електронного документообігу

Журнали реєстрації в системах електронного документообігу (СЕД) закривайте за іншими правилами, ніж паперові журнали.

Заклади освіти, що запровадили СЕД, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній (п. 4 розд. 1 Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5). Тому після завершення діловодного року роздрукуйте із СЕД журнал / реєстр для наказів з кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання, реєстр для наказів з основної діяльності.

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання можете вести тільки в CЕД і не роздруковувати. Утім, радимо «перестрахуватися». Роздрукуйте і цей журнал, щоб не втратити інформації, наприклад через вірусну атаку.

Роздруківки журналів тривалого зберігання доповніть двома аркушами:

• титульним — із заголовком журналу;
• заключним — для засвідчувального напису.

Засвідчувальний напис зробите вже на етапі передавання справ до архіву.

Якщо немає можливості зробити підсумковий запис засобами СЕД, оформте його від руки після останнього запису в роздруківці за стандартною схемою.

Долучіть роздруківки Журналів реєстрації наказів з різних питань до окремих тек.

Виокремте неперехідні журнали, які продовжите вести у 2023 році

У новому діловодному році документи реєструють у нових реєстраційних формах / книгах / журналах, однак за достатньої кількості вільних сторінок можете використати й попередній паперовий журнал.

Визначте, чи вистачить вільних сторінок для реєстрації документів упродовж року. Для цього підрахуйте кількість сторінок із записами про реєстрацію документів у журналі за поточний рік, додайте кілька сторінок на збільшення документообігу. Якщо результат підрахунку перевищить кількість вільних сторінок, оформте новий журнал.

Якщо місця для реєстрації вистачає, закрийте діловодний рік підсумковим записом, на наступній сторінці вкажіть рік, що розпочинається. Нумерацію документів у новому році розпочніть із № 1.

Підготуйте журнали на 2023 рік

Серед реєстраційних форм є обов’язкові, вести які вимагає законодавство.

Вимоги законодавства
Реєструвати накази з кадрових питань тривалого і тимчасового строків зберігання зобов’язує глава 3 розділу ІІІ Правил № 1000/5; обліковувати неповнолітніх працівників — стаття 189 КЗпП.

Про деякі реєстраційні форми немає згадки в нормативних актах, однак ці форми дають змогу оцінювати обсяг документообігу, швидко знаходити документи, додержувати визначених законом строків.

Замовте заздалегідь потрібну кількість паперових журналів для реєстрації та обліку кадрових документів.

У закладі маєте вести:

• Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них;
• Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого (75 р.) строку зберігання;
• Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового (5 р.) строку зберігання;
• Журнал обліку особових справ;
• Журнал обліку прийняття працівників.

Заведіть і Журнал реєстрації трудових договорів у письмовій формі — якщо є письмові договори.

Облік справ заклад веде за номенклатурою справ. Виняток — трудові книжки, особові справи й особові картки. Кожен вид вносьте до номенклатури під одним індексом, а обліковуйте за окремими формами.

Особові картки обліковуйте за Журналом обліку прийняття працівників. Цю реєстраційну форму передбачає стаття 529 Переліку № 578/5. Строк зберігання — 75 років. Оскільки особові картки ведете на всіх осіб, яких приймаєте на роботу, присвоюйте особовій картці номер, що відповідатиме порядковому номеру працівника за Журналом обліку прийняття його на роботу.

Не є обов’язковими, але стануть у пригоді ще кілька реєстраційних форм, наприклад:

• Журнал реєстрації посадових / робочих інструкцій (див. Додаток 1);
• Журнал реєстрацій заяв з кадрових питань (див. Додаток 2).

Додаток 1	Додаток 2
Журнал реєстрації посадових / робочих інструкцій	Журнал реєстрації заяв з кадрових питань

Заяви реєструйте в межах діловодного року. Журнал реєстрацій посадових / робочих інструкцій — перехідна форма. Реєструйте інструкції зростальним підсумком.

Вдалого нового діловодного року!